摆脱“电邮陷阱”

掌控你的时间

----电子邮件是个好东西，可一旦成千上万地塞满你的邮箱呢？

0 Q7 W- @* r" E/ _* H      撰写一封信息清楚、内容明确的电子邮件，可能采取ABC原则：A（Action）B（Background）C（Close）。www.86trader.com& C- J6 L8 M" e$ }& L- m
      首先从邮件的目的----行动开始，然后是邮件的内容----前景；最后结束----CLOSE。
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      重视邮件的排头，可以利用简单的直接表达含义的词，使邮件接受人不用很多思考就可以领会邮件的含义，在邮件的标题可以使用确认、回复、发送等词汇，再加上带有比较简练完整信息的语句。邮件内容，按照ABC顺序进行描述，尽可能简练清晰。www.86trader.com- _5 [8 l- q+ O. ~
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      让我们算一笔账：假设我们每天会收到50封邮件、发出25封电邮左右（这大概是一个工作两年的人都会遇到的数量），也就是说我们一天总共收发75封电邮，把它乘以240天------也就是全年的工作天数------结果是18000封邮件。 还有什么你一年会做18000次以上？恐怕只有呼吸吧！
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      每天处理75封邮件，要花150分钟左右，平均每封邮件两分钟。现在，把18000封邮件乘以每封邮件的两分钟，等于我们在每年处理邮件上花了36000分钟，再除以60，得出600小时，再除以每天的工作时间8小时，等于生年我们花75天来处理电子邮件，差不多是4个月里总共的工作天数！ 0 _/ T, o/ N  f. ~, i) I1 e
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      想想那些潮人不断发给你的又长、又没用、又拐弯抹角的邮件吧，如果说我们花在电邮上的时间有至少三分之一没被充分利用，那么也就是说，在我们的职业生涯中，每年有一个月以上是被浪费掉的！ 中国外贸人论坛. a2 J/ J4 H- {5 U+ r) i4 X

& [* n6 I8 w+ [  D/ A0 B: ?$ ~      让我们开始革命吧，在11个月里改变被动的EMAIL处理情况，变成信息集纳高手吧。让我们先从最简单、也是最容易被忽略的技巧开始：减少邮件数量。
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3 n3 J$ B" C0 _/ Z3 A      发的少就等于收得少------这个道理很简单，却总是被忽视。一般我们每收到5封EMAIL，就有3封是需要回复的，这也意味着，我们自己每发出5封EMAIL，就会收到3封回复，即“飞去来器”效应。在接受调查的职业人士中，有73%的人认为他们的同事过多地使用了“回复所有人”功能，但只有13%的人承认自己过多地使用了“回复所有人”功能。这说明什么------批语别人比承担责任容易。但你应该在点下发送键前，先问问自己在制造混乱中扮演了什么角色？问问你忙碌的收件人在工作中是否真的需要这封邮件，也就是“必要否”的问题。中国外贸人论坛+ V: ?$ G' r; N1 g
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不必要的邮件发的最多

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      下面这些邮件都是不必要的，让人讨厌的邮件------也许偏偏是你最爱发的那种。2 L: u" o2 }( Y$ N

" t/ x' I2 A. V5 }) U5 B5 G仅供参考（FYI）邮件
% M9 ]) I, [! ^' p      很多人发送一些住处是因为他们猜测同事们可能某天会需要这些住处中的某一部分。但很多人忙起来就根本没时间阅读这类邮件。实际上，每一封发出的邮件都应该与一个特定的工作需求有关。% }+ a9 Q8 y" w* x
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琐碎的感谢邮件
0 |1 ]3 c6 J( s$ L4 G% V      我们都想表现得礼貌一些，但是，琐碎的感谢邮件已经成了增加电邮数量的罪魁祸首之一。你是否也有这样的经历？你在着手处理一个重大项目，需要专心致志，结果，电邮提示“叮”地响了一声，打开一看，是有人感谢你给他发送了一份资料，你叹了口气，然后想不起刚才想到哪儿了。
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多余的邮件' Q5 ^+ L  {, c; S) L
      发生重大消息时我们都有传播的欲望，但很多时候，同样的信息会被许多同事反复转发。所以，在发送邮件之前，永远要先想一想，别人是否已经发过。
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2 q" R  Y, b% y0 p$ }& O3 I5 Y7 C不完整的邮件
" ^, z7 f) y8 @      在无线通讯时代，很多拿掌上PDA的人都喜欢对一封来信发送好几封回复。比如说，有时候你很忙，就飞快地在PDA上写一行感谢的话，随手发出去。然后，等你回到办公室的电脑上，还会再写一封更长的回复发出去。这种不完整的邮件最让收件人心烦了，因为他们还得花时间把你的两封回信合在一起。3 S" W1 ^$ \0 Y6 \

5 S5 i$ L. R4 J2 E, L* p包含“可搜索到的信息”的邮件
6 s4 S# V( y4 ?" j3 e* J1 B      过去，任何有用的信息我们都愿意告诉同事，这是可以理解的。但现在，随着信息技术的发展，很多住处都很容易在网上找到，只要输入关键词搜索就行了。所以说，在发送这类信息之前，我会问问我自己：收件人会把这些住处储存下来吗？还是宁可自己下次上网去搜索？如果我认为他们会自己搜索，就不发这封邮件。
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*转载，有删节*

      今天某市的早报上看到这则转登有信息，觉得实在太有用了，特别是对现在的外贸人士，过多依赖电邮工作的达人们。一字一词的敲上来，很久没这样认真打过字了，还真不容易，咳，连中餐也陪上去了。2 ~- {9 Z( H6 Z* r. o& c3 e' j

5 y# k9 ~) g, o2 |. x9 p& {4 B      其实本人在平日的工作处理中，很多时候也是垃圾制造者。偶的同事加拿大人，一直以来总抱怨他们做事不够严谨，有去无回；也常心里想着他们真不讲礼貌，有时邮件里提供的一些帮助，他们居然连份感谢的信都没有，仅仅一个THANK YOU我也会很开心。其实，可能是由于我们的思想我们的文化跟我们的习惯，看似很正常的举动，对每天处理大量电邮的人，却是绝对的不尊重，由于你的没有实质意义上的回复件，你居然可能剥夺你的收件人大量精力，以及浪费他们的时间。看完这则转登，我相信，从今天开始，在我们公司内部，我将从垃圾麻烦制造者，直接向效率者靠近。

呵呵看了你的这篇文章，我感觉我也是个垃圾制造者我要好好想想怎么提高效率了

磨刀不误砍柴工哦,有点这个意思

唉，前期只能是垃圾制造者，做久了再慢慢转变就对啦